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Vollautomatisierte, tägliche Verbuchung von Lightspeed (K-Series) Kassensystemen einrichten
Vollautomatisierte, tägliche Verbuchung von Lightspeed (K-Series) Kassensystemen einrichten

In diesem Artikel zeigen wir, wie du dein Lightspeed Kassensystem für die tägliche Verbuchung einrichtest.

Vor über einer Woche aktualisiert

Dank unserer Lightspeed Integration kannst du künftig deine Kasse vollautomatisch verbuchen lassen.

Voraussetzungen

Damit du deine Kasse sauber verbuchen kannst, empfiehlt dir Kontera folgendes:

  • Setze die Ertragskonten in deiner Buchhaltung auf. Im Idealfall hast du für jede Warengruppe in Lightspeed ein Ertragskonto in deiner Buchhaltung.

  • Erstelle ein Durchlaufkonto für deinen Kassenumsatz

  • Erstelle ein Durchlaufkonto für jede Zahlungsart, die du auch in Lightspeed konfiguriert hast

Dies schaut dann beispielsweise so aus:

  • 3200 Erlös Getränke

  • 3201 Erlös Food

  • 1090 Lightspeed Durchlaufkonto

  • 1091 Durchlaufkonto Wordline

  • 1092 Durchlaufkonto Twint

  • 1093 Durchlaufkonto Bar

Generierte Buchungen für Lightspeed

Kontera nutzt den Mirus Export für die Verbuchung. Dieser Export beinhaltet die Daten zu Warengruppen / MWST und Zahlungsarten. Daraus werden folgende Buchungen generiert:

  • Sämtliche Erlöse werden in einem Beleg gespeichert, als direkte Buchung mit einer Transaktion an dein Lightspeed Transferkonto gebucht.

  • Für jede Zahlungsart erstellt dir Kontera eine Transaktion. Diese kannst du mit einer Buchungsregel dann jeweils auf das richtige Konto "weiterverteilen".

Beispiel

Im folgenden Beispieltag wurde Umsatz auf zwei verschiedene Warengruppen (Getränke / Essen) gebucht und mit 3 unterschiedlichen Zahlungsarten bezahlt (Wordline / Twint / Bar):

Warengruppe

Umsatz

Getränke

412.50

Essen

300.00

Zahlungsart

Umsatz

Worldline

367.90

Twint

125.10

Bar

219.50

Mit der Lightspeed Integration von Kontera würdest du dies beispielsweise so buchen:

  • 1090 an 3200 | 412.50 (Umsatz Getränke)

  • 1090 an 3201 | 300.00 (Umsatz Essen)

  • 1091 an 1090 | 367.90 (Umbuchen auf Worldline Durchlaufkonto)

  • 1092 an 1090 | 125.10 (Umbuchen auf Twint Durchlaufkonto)

  • 1093 an 1090 | 219.50 (Umbuchen auf Bar Durchlaufkonto)

Damit hast du einerseits deine Umsätze auf täglicher Basis im Ertrag, andererseits die Zahlungen ebenfalls auf täglicher Basis in der Buchhaltung. Wenn du nun beispielsweise von deinem Zahlungsprovider (etwa Worldline) eine Umsätze auf täglicher Basis erhältst, sollte dein Durchlaufkonto dort ebenfalls immer auf 0 sein. Somit findest du Unstimmigkeiten viel schneller.

Und so funktionierts:

1. Integration in Kontera aktivieren

Klick dazu auf Einstellungen -> Integrationen. Dort findest du unter Kassensysteme die Lightspeed Integration. Aktiviere diese mit einem Klick auf "Aktivieren".

In deinem Menu erscheint nun der Eintrag "Lightspeed".

2. Lightspeed konfigurieren

2.1 Automatisierter Bericht in Lightspeed einrichten

Wir nutzen den sogenannten "Mirus Export" Bericht von Lightspeed für die tägliche Verbuchung. So gehst du vor, um diesem automatisch an Kontera zu schicken:

  1. Logge dich in dein Lightspeed Backend ein

  2. Im Menu unter Einstellungen findest du den Punkt "Automatisiertes Berichtswesen"

  3. Richte einen neuen Bericht ein. Als "Bericht zu generieren" wähle den "Mirus Export"

  4. Wähle als Granularität "Ende des Tages". Je genauer dein Report, desto schneller erkennst du auch Unstimmigkeiten oder kannst solche eingrenzen. Den Bericht sendest du an dein Kontera Inbox Postfach. Mit einem Klick auf aktivieren kannst du das Reporting aktivieren:

Kontera erhält nun auf täglicher Basis deine Zahlung und wird diese für die Verbuchung aufbereiten.

2.2 [Optional] Buchhaltungskonten bei Warengruppen vorkonfigurieren

Falls du dies möchtest, kannst du bei den Warengruppen die Buchhaltungskonten bereits im Vorfeld hinterlegen. Klicke dazu auf Warengruppe bearbeiten:

Dort kannst du im Feld Buchhaltungs-ID die Nummer des Kontos in deinem Kontenplan hinterlegen:

3. Warte, bis der erste Bericht reinkommt

Nun ist Geduld gefragt. Es dauert nämlich bis am Folgetag, bis der erste Bericht per E-Mail verschickt wird - Lightspeed verschickt diese meist früh am morgen (noch vor 08:00). Sobald die E-Mail reinkommt, beginnt Kontera automatisch die Verarbeitung der Kassendaten.

4. Verbuchen der Umsätze

Sobald der erste Bericht verarbeitet wurde, erscheint in der Übersicht in Kontera ein neuer Beleg auf:

Wenn du deine Warengruppen bereits mit dem optionalen Schritt vorkontiert hast, kann es sein dass bereits alles ready ist für die Kontierung:

Ansonsten sieht deine Maske so aus:

Im Bereich der Kontierung kannst du nun die einzelnen Warengruppen auf die Erlöskonten buchen. Sobald du dies erledigt hast, kannst du mir einem Klick auf "Kontierung" deine Kontierung speichern. Der Beleg ist nun fast bereit zum Export.

5. Lightspeed Durchlaufkonto setzen

Wechsle nun im Menu auf den Bereich Lightspeed. Du solltest nun einen Hinweis erhalten haben:

Mit einem Klick kannst du die nötigen Einstellungen setzen:

Kontera verlangt bei allen Bankingkonto ein Gebührenkonto. Im Falle von Lightspeed ist dieses zwar irrelevant und wird nicht bebucht, aber es muss zum Speichern aktuell trotzdem gesetzt werden.

Das Konto setzen wir auf das eingerichtete Durchlaufkonto für Lightspeed. Mit einem Klick auf speichern ist auch dies erledigt.

6. Erstellen der Buchungsregeln für die Transferkonten

Was nun noch fehlt sind die einzelnen Zahlungstransaktionen. Diese sind im Bereich Lightspeed aufgelistet:

Wir empfehlen hier, jeweils eine Buchungsregel pro Zahlungsart zu hinterlegen. Konsultiere hierfür die Hilfe für den Bereich der Buchungsregeln. Sobald dies hinterlegt ist, können diese Transaktionen entweder vollautomatisch oder mit einem Klick auf Buchungsregeln anwenden manuell ausgelöst werden:

7. Vollautomatisierte Verbuchung

Ab dem zweiten Tag kennt Kontera deine Art und Weise zu buchen und wird dich fragen, ob du auch die Umsätze automatisiert kontieren möchtest:

Mit dem Aktivieren des Häckleins wird Kontera deine Lightspeed Umsätze vollautomatisch verbuchen!

Hat dies Ihre Frage beantwortet?