Voraussetzungen
Damit der Kontera AI Agent deine Belege verbuchen kann, sind folgende Voraussetzungen nötig:
Kontera AI Agent muss im entsprechenden Mandanten aktiviert sein
Der Unternehmenskontext sollte korrekt ausgefüllt sein
Dein Kontenplan sollte sich in der Logik am Schweizer Kontenrahmen KMU orientieren
Schweizer Kontenrahmen KMU
Der Kontera AI Agent wurde auf Basis des Schweizer Kontenrahmen KMU trainiert. Wenn dein Kontenplan dem Aufbau und der Logik dieses Standards zumindest grob folgt, kannst du den AI Agenten direkt nutzen, um deine Buchhaltung zu automatisieren.
Konfiguration des AI Agents
Je mehr Informationen der Kontera AI Agent über dein Unternehmen hat, desto präziser kann er buchen. Folgende Informationen helfen:
Branche
Geschäftsmodell
Besondere Buchhaltungsregeln (z.B. verbuchen auf Konten 4400?)
Diese Angaben kannst du in den Einstellungen des Kontera AI Agents hinterlegen. Die Einstellungen findest du unter Einstellungen -> AI Agent
Unternehmenskontext
Im Bereich Unternehmenskontext hast du die Möglichkeit, im Detail zu beschreiben, womit sich dein Unternehmen konkret befasst. Du kannst Folgendes angeben:
Unternehmenszweck
Was ist das Ziel bzw. die Haupttätigkeit deines Unternehmens.Produkte, welche die Firma herstellt
Detaillierte Liste von hergestellten Produkten – idealerweise inklusive der Rohmaterialien. Beispiel: Turnschuhe (aus Leder und Gummi).
Produkte, mit denen gehandelt wird
Liste von Produkten, die eingekauft und weiterverkauft werden.
Beschreibung der Dienstleistungen
Welche Services bietet dein Unternehmen an? Kurz und klar zusammengefasst.
Diese Angaben helfen dem AI Agenten, Buchungsvorgänge besser einzuordnen und passende Konten zu wählen.
Kontierungseinstellungen
In den Kontierungseinstellungen kannst du genau steuern, wie und in welchen Bereichen der Kontera AI Agent Buchungen vornehmen darf. Sie folgenden der groben Logik des Schweizer Kontorahmen KMU: Konkret geht es um Materialeinkauf, Einkauf Handelsware und Einkauf für Dienstleistungen.
Autonome Kontierung für alle Belege einschalten
Wenn du möchtest, dass der AI Agent alle Belege automatisch kontiert, kannst du die Option "Autonome Kontierung" in den Addons aktivieren:
Aktivierst du diese Option, wird der AI Agent neue Belege automatisch für dich kontieren.
Kontextbasierte Kontierung
Der AI Agent nutzt alle verfügbaren Informationen, um die beste Buchung vorzuschlagen. Dazu zählen insbesondere folgende Informationen:
Handschriftliche Notizen
Wenn du auf einem Beleg eine handschriftliche Notiz machst (z.B. "Kundengeschenk", "Personalanlass"), erkennt der Agent diese und berücksichtigt sie bei der Buchung.
WhatsApp Kommentare
Belege, die du per WhatsApp an Kontera weiterleitest, können auch mit einem kurzen Kommentar versehen werden. Zum Beispiel: "Verpflegung Kunde Zürich" – diese Info wird automatisch als Kontext mitverarbeitet.
E-Mail Inhalt
Wenn du Belege per E-Mail weiterleitest, analysiert der Agent auch den Mailtext. So kann z.B. aus einer Nachricht wie "Rechnung für Mietauto Geschäftsreise Basel" direkt der Buchungskontext erkannt werden.
AI Kontierungsvorschläge
Sobald ein Beleg hochgeladen oder weitergeleitet wird, analysiert der Kontera AI Agent alle verfügbaren Informationen und erstellt automatisch einen Kontierungsvorschlag.
Dies funktioniert ähnlich wie eine Buchungsregel – jedoch dynamisch, kontextbasiert und individuell auf deine Firma zugeschnitten.
Die Vorschläge des AI Agents erkennst du direkt im Bereich der Kontierung am blauen Kontera AI Symbol. Dort siehst du, welches Konto und welcher Steuersatz vorgeschlagen wurden. Beispiel: Der Agent schlägt Konto 5880 "Personalanlässe" mit einem Bruttobetrag von 75.40 CHF vor – bei einer Firma ohne Mehrwertsteuerpflicht.
Wichtig: Der Agent berücksichtigt automatisch, ob dein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, und passt den Vorschlag entsprechend an. Diese Information bezieht er aus den hinterlegten Stammdaten.
Unterhalb der Kontierung findest du jeweils den Kommentar oder die Begründung des AI Agents. So verstehst du jederzeit, warum ein bestimmtes Konto vorgeschlagen wurde – zum Beispiel:
Diese Transparenz schafft Vertrauen und macht die Arbeit mit dem AI Agent nachvollziehbar.