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Kreditkarten in bexio korrekt verbuchen mit Kontera ­čĺ│
Kreditkarten in bexio korrekt verbuchen mit Kontera ­čĺ│

Dieser Beitrag erkl├Ąrt, wie sich mit Kontera innert k├╝rzester Zeit Kreditkarten Abrechnungen in deiner Buchhaltung buchen lassen.

Vor ├╝ber einer Woche aktualisiert

Voraussetzung

Um Abrechnungen mit Kontera verbuchen zu k├Ânnen, gibt es eine Voraussetzung:

  • Eine Monatsabrechnung deiner Kreditkarte als PDF (Scan oder Digital)

Wenn in bexio Account bereits ein Transit-/Transferkonto als Kassenkonto konfiguriert ist, kannst du direkt zu Schritt 2 springen. Falls du nicht sicher bist, beginne mit Schritt 1 und pr├╝fe ob dein bexio Konto entsprechend dieser Anleitung eingerichtet ist.


Schritt 1: bexio vorbereiten zur Verbuchung

Um eine Kreditkarte in der Buchhaltung korrekt abbilden zu k├Ânnen, wird ein sogenanntes Transit-/Transferkonto verwendet. Dies bildet den Saldo des Kreditkartenkontos ab, ganz ├Ąhnlich wie auch Konten in der Buchhaltung f├╝r die verschiedenen Bankkonten existieren.

Um dieses Konto zur Verbuchung einer Kreditkarte vorzubereiten, muss dieses in bexio als sogenanntes Kassenkonto hinterlegt werden. Erst dann k├Ânnen Lieferantenrechnungen von Kontera mit "bezahlt via Kreditkarte" synchronisiert werden.

In bexio kann unter "Banking" mit einem Klick auf die 3 Punkte und "Neues Kassenkonto" ein neues Kassenkonto angelegt werden.

Tipp: Falls du keinen Banking Tab siehst - Pr├╝fe ob du gen├╝gend Rechte in bexio hast, und setze diese Rechte bei Bedarf.

Wichtig: Falls eine IBAN erforderlich ist, hast du aus Versehen nicht "Neues Kassenkonto" sondern "Bankkonto hinzuf├╝gen" gew├Ąhlt. Stelle sicher dass du auf die 3 Punkte neben "Bankkonto hinzuf├╝gen klickst" und "Neues Kassenkonto" w├Ąhlst.
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Danach kann das Kassenkonto benannt werden und entweder ein bestehendes Buchhaltungskonto (z.B. 1090, falls es bereits existiert) oder ein neues Konto angeh├Ąngt werden.

Falls das gew├╝nschte Konto (z.B. 2190) nicht in der Liste von "Bestehendes Buchhaltungskonto" auftaucht: in bexio lassen sich nur Aktiv-Konten (1xxx) als Kassenkonto anlegen. Um ein 2000er Konto zu benutzen muss die Art des Kontos zuerst im Kontenplan von Passiv auf Aktiv ge├Ąndert werden.

Das neu angelegt Kassenkonto taucht nun zusammen mit den Bankkonten im Bankingbereich von bexio auf.

Ist dies erledigt, ist bexio bereit um Kreditkarten verbuchen zu k├Ânnen.

Wurde dieser Schritt erst nach dem Verbinden von Kontera mit bexio durchgef├╝hrt, muss der Kontenplan in Kontera nochmals kurz aktualisiert werden. Dies kann unter "Einstellungen -> Konten -> Kontenplan aus bexio importieren" erledigt werden. Danach ist der Transit-/Transferkonto als "Ist Bank-/Kassenkonto" gekennzeichnet.

Schritt 2: Erste Abrechnung hochladen und Kreditkarte einrichten

Nun kann die Abrechnung im PDF Format unter "Kreditkarten Abrechnungen" in Kontera hochgeladen werden. Nach dem erfolgreichen Auslesen der Abrechnung, sollte es folgendermassen aussehen:

Nach einem Klick auf die Abrechnung, folgt die Aufforderung die erkannte Kreditkarte einzurichten. Beim Einrichten der Kreditkarte, ist folgendes zu beachten:

  • Das "Geb├╝hrenkonto" ist meistens 6940 oder ├Ąhnlich (Bankspesen).

  • Das "Transitkonto" muss auf das vorher eingerichtete Kassenkonto 1090 gesetzt werden

Wurde das Konto f├╝r die Kreditkartengeb├╝hren sowie das Transit-/Transferkonto ausgew├Ąhlt, geht es mit ein Klick auf Speichern zur├╝ck in die Abrechnung.

Schritt 3: Kreditkarten Abrechnung verbuchen

Als erstes kann nun die Abrechnung selber verbucht werden.

Nach dem Hochladen einer Kreditkarten Abrechnung, generiert Kontera automatisch einen Beleg aus dieser.

Dieser kann "normal" verbucht werden inkl. Lieferant, und falls der Abrechnung ein Einzahlungsschein anh├Ąngt auch direkt aus Kontera via bexio mittels Bankauftrag bezahlt werden.

Im Beispielfall handelt sich um eine Abrechnung welche mittels Lastschriftverfahren automatisch vom Konto abgebucht wird. Daher ist kein Zahlungsauftrag n├Âtig, und die ins bexio synchronisierte Rechnung wird danach mittels dem Bankabgleich in bexio als bezahlt markiert.

Als Aufwandskonto w├Ąhlen wir das der Kreditkarte zugeh├Ârige Konto "1090 - Transferkonto". Somit wird das Kassenkonto "aufgeladen" und erh├Ąlt ein positives Saldo von dem wir in einem zweiten Schritt die einzelnen Belastungen wieder abziehen werden.

Die Kreditkartenabrechnung selber ist dabei VSF - Mehrwertssteuerfrei.

Die kontierte Abrechnung wandert nun ins Menu "Belege" und ist bereit um mit bexio synchronisiert zu werden.

Nach der Synchronisation ins bexio erh├Ąlt das Transferkonto 1090 korrekt den Saldo von "2097.80 CHF":

Schritt 4: Einzelne Positionen verbuchen

Nun k├Ânnen die einzelnen Belege welche zu den Positionen auf der Kreditkarte passen einfach unter "Belege" hochgeladen werden. Kontera wird diese automatisch zur entsprechenden Kreditkarten Position zuordnen.

Diese werden normal kontiert inkl. MwSt. falls vorhanden (in diesem Falle besitzt Amazon Web Services eine Schweizer Niederlassung und weist die MwSt. auch auf der urspr├╝nglich in USD gestellten Rechnung entsprechend aus).

Wenn Kontera den Beleg selber zu einer Belastung auf der Kreditkarte zuordnen konnte, ist die Bezahlmethode sowie die Position bereits wie im Bild sichtbar korrekt gew├Ąhlt ("Bezahlt per Kreditkarte"), ansonsten kann dies manuell korrigiert werden.

Wird der Beleg gespeichert, findet er sich ebenfalls unter "Belege" wieder und ist bereit zum ├ťbertrag ins bexio.

Im Gegensatz zum Verbuchen von Hand kann Kontera einige komplexe Kniffe automatisch und ohne Hilfe umsetzen.

Kontera vebucht die Kreditkartengeb├╝hren korrekt und getrennt vom effektiven Aufwand, inkl. der korrekten MwSt.

Nach der Synchronisation ins bexio sinkt der Saldo vom Transit-/Transferkonto:

In der Kreditkarten-Abrechnung werden die so verbuchten Positionen entsprechend gekennzeichnet.

Dies macht es einfach, noch ausstehende Beleg zu identifizieren und in Kontera hochzuladen.


Nach einem initialen Setup sinkt die Zeit f├╝rs korrekte Verbuchen einer Abrechnung extrem. Kontera bietet dabei:

  • Eine ├ťbersicht ├╝ber die noch offenen Positionen ohne Beleg

  • Korrekte MwSt. Abrechung von via Kreditkarte bezahlten Rechnungen

  • Ausweisen der Kreditkartengeb├╝hr in der Erfolgsrechnung

  • Automatisiertes Matching von Positionen, unabh├Ąngig von der W├Ąhrung

Bei Fragen oder Unklarheiten stehen wir jederzeit via [email protected] zur Verf├╝gung.

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