Um deine Kreditkarten Abrechnungen mit Kontera zu verbuchen, brauchst du folgende Dinge:
Transaktionen deiner Kreditkarte
In Form einer papierbasierten Monatsabrechnung (PDF, als Scan oder digital generiert)
Im digitalen Format deines Anbieters (siehe Schritt 1)
Belege (Bilder / PDF)
Ein Transferkonto pro Kreditkarte in deinem Kontenplan
In folgendem Beispiel nutzen wir Konto 1092
Wie verbucht Kontera deine Kreditkarte
In Kontera verbuchst du Kreditkarten über ein sogenanntes Transferkonto. Dieses Konto bildet den Saldo deiner Kreditkarte in deiner Buchhaltung ab.
Deshalb bucht Kontera alle Aufwände / Einkäufe welche du mit deiner Kreditkarte getätigt hast, werden dann von Kontera automatisch auf dieses Kreditkarten Transferkonto gebucht.
Soll | Haben | Betrag | Beschreibung |
1092 | 1020 | 1000 CHF | Kreditkarten Rechnung |
6510 | 1092 | 100 CHF | Beleg A |
6500 | 1092 | 500 CHF | Beleg B |
6450 | 1092 | 400 CHF | Beleg C |
Zum einen ermöglicht es dir eine Kontrolle, ob du alle Belege verbucht hast, zum anderen stellt es die Schuld dar welche gegenüber deinem Kreditkarten Anbieter noch besteht (oder das Guthaben, welches du noch hast wenn es sich um eine Prepaid Karte handelt).
bexio Nutzer aufgepasst: Lies bitte folgenden Artikel, um dein Transferkonto in bexio einzurichten: bexio Vorbereiten zur Verbuchung einer Kreditkarte
Entsprechende Konten finden sich im Kontenplan oft unter dem Kürzel "1090" oder "2190". Wir empfehlen, pro physische Kreditkarten-Abrechnung ein dediziertes Konto in deiner Buchhaltung anzulegen.
Klicke hier, für den interaktiven Guide zu diesem Tutorial:
Schritt 1: Erste Abrechnung hochladen und Kreditkarte einrichten
Dieser Schritt hängt davon ab, wer dein Kreditkarten Anbieter ist. Wenn du einer papierbasierte Abrechnung erhältst, dann lies einfach weiter.
Keine papierbasierte Abrechnung?
Keine papierbasierte Abrechnung?
Nutzer eines unserer speziellen Addons zum Import deiner digital verfügbaren Transaktionen:
Du kannst deine papierbasierte Abrechnung sowohl direkt unter "Belege" hochladen, als auch unter "Kreditkarten Abrechnungen". Kontera wird automatisch erkennen, dass es sich um eine Kreditkarten Abrechnung handelt.
Kontera verarbeitet alle gängigen, papierbasierten Kreditkarten Abrechnungen von Schweizer Anbietern.
Wenn Kontera deine Abrechnung erkennt, landet sie zum einen unter Belege, zum anderen werden die entsprechenden Transaktionen auch in den Kreditkarten Abrechnungen aufgeführt.
Du erhältst eine Übersicht deiner hochgeladenen Abrechnungen, und bei einem Klick auf eine einzelne Abrechung,, die detaillierte Auflistung aller ausgelesenen Transaktionen.
Wenn du eine Abrechnung öffnest und Kontera erkennt eine neue Kreditkarte, wirst du automatisch aufgefordert, diese einzurichten:
Drücke auf "Kreditkarte einrichten".
Du wirst dabei aufgefordert, zum einen das der Kreditkarte zugeordnete Buchhaltungskonto (oft 21XX / 10XX) anzugeben ("Konto"), zum anderen das Aufwandskonto (6XXX) auf welches du angefallene Gebühren buchen möchtest ("Gebührenkonto").
Wähle für Kreditkarten nicht dein Bankkonto, sondern erstelle ein eigenständiges Konto in der Buchhaltung pro Kreditkarte. Falls du unsicher bist, kontaktiere bitte deinen Treuhänder*in.
Der Steuersatz für Gebühren ist ein optionales Feld und muss normalerweise nicht gesetzt werden (da auf den Gebühren keine Steuer anfällt)-
Erweiterte Einstellungen
Kontera erlaubt dir einige zusätzliche Einstellungen für spezielle Arten von Kreditkarten Abrechnungen vorzunehmen.
Transaktionsbeträge sind kaufmännisch gerundet
Transaktionsbeträge sind kaufmännisch gerundet
Wenn du feststellst, das alle Transaktionen auf deiner Abrechnung z.B. auf 5 Rappen gerundet sind (XX.00 / XX.50), obwohl die Belege rappengenau vorliegen, kannst du mit dieser Einstellung Kontera helfen deine Belege trotzdem mit deinen Transaktionen abzugleichen.
Als Beispiel:
Deine Kontera Rechnung hat 15.09 CHF betragen
Auf deiner Kreditkarten Abrechnung findet sich eine Belastung ausgewiesen von 15.10 CHF
In diesem Falle muss diese Einstellung aktiviert werden, um den Abgleich zu ermöglichen.
Negative Transaktionen werden als Belastungen importiert
Negative Transaktionen werden als Belastungen importiert
Wenn deine Kreditkarten Abrechnung nach den Einlesen alle deine Transaktionen als Gutschrift anstelle als Belastung erkannt hat (erkennbar an grünen Beträgen), kann es sein das dein Anbieter Belastungen als negative Beträge ausweist. Dies ist manchmal der Fall, wenn du deine Prepaid Kreditkarte hast, wobei du vorgängig einen Betrag auflädst, und einzelne Belastungen dann abgebucht werden.
Wenn du diese Einstellung aktivierst, musst du die bereits hochgeladene Abrechnung nochmals löschen und erneut in Kontera einlesen damit die Vorzeichen korrekt gedreht werden.
Schritt 2: Kreditkarten Abrechnung verbuchen
Als erstes kannst du die Kreditkarten Abrechnung selber verbuchen. Wechsle dafür in die "Belege", und wähle die kürzlich hochgeladene Kreditkarten Abrechnung aus.
Du solltest folgenden Hinweis sehen:
Kontera wird dir als Konto für den Totalbetrag das entsprechende Konto der Kreditkarte vorschlagen:
Dies entspricht der Zahlung welche (oft direkt via Lastschrift) zum Kreditkarten Provider gemacht wird um die Belastungen zu begleichen. Beachte:
Wenn du eine Prepaid Kreditkarte hast, kann es sein das du dort andere Beträge auflädst.
Wähle dann wie dieser Betrag beglichen wurde.
Ich arbeite mit bexio und nutze den Bankabgleich
Ich arbeite mit bexio und nutze den Bankabgleich
Wenn dir deine Kreditkarten-Abrechung via Lastschrift auf dem Konto eingezogen wird, wähle offen. Ansonsten kannst du hier den Zahlungsauftrag für deine Kreditkarten Abrechnung erfassen.
Ich arbeite mit einem anderen Buchhaltungssystem und möchte nur meine Kreditkarten in Kontera verbuchen
Ich arbeite mit einem anderen Buchhaltungssystem und möchte nur meine Kreditkarten in Kontera verbuchen
Vergewissere dich, dass deine Kreditkarten-Abrechung bereits in deinem Buchhaltungssystem "bezahlt" wurde und dein Transferkonto entsprechend bebucht wurde. Deine Abrechnung kannst du in diesem Fall einfach löschen, weil du sie in deinem Buchhaltungssystem verbuchst.
Ich arbeite mit einem anderen Buchhaltungssystem und verbuche auch meine Banktransaktionen in Kontera
Ich arbeite mit einem anderen Buchhaltungssystem und verbuche auch meine Banktransaktionen in Kontera
In diesem Falle wähle "Abgleich mit Transaktion". Falls Kontera dir die entsprechende Banktransaktion noch nicht vorgeschlagen hast, kannst du sie manuell auswählen. Du kannst den Beleg auch ohne Transaktion bereits kontieren, falls deine Banktransaktionen noch nicht importiert worden sind.
Du hast den Beleg zur Abrechnung nun verbucht. Kommen wir zum spannenderen Teil, und zwar, den Belegen für die einzelnen Transaktionen.
Schritt 3: Lade deine passenden Belege hoch
Lade nun unter "Belege" die passenden Belege hoch, welche du mit deiner Kreditkarte bezahlt hast.
Kontera wird dann deine hochgeladenen Belege auslesen und analyisieren. Konnte dein Beleg bereits einer Kreditkarten Transaktion zugeordnet werden, wird er als "Abgeglichen" gekenntzeichnet.
Hast du noch nicht alle Belege ready? Kein Problem, du kannst deine Abrechnung auch nur teilweise verbuchen und einfach alle bereits vorhanden Buchungen vornehmen. Dabei kannst du auch entscheiden, ob du die verarbeiteten Belege bereits in deine Buchhaltung übertragen möchtest oder nicht.
Du kannst deine Beleg dann ganz normal verbuchen, sie werden bereits automatisch als "Bezahlt via Kreditkarte" markiert und mit der entsprechenden Transaktion abgeglichen sein.
Wenn du Belege verarbeitest welche abgeglichen werden, wird Kontera dir auch die Möglichkeit geben diese in Zukunft vollautomatisiert von unserer AI verarbeiten zu lassen.
Du kannst dies auf einer pro-Beleg Basis (sprich, Belege desselben erkannten Lieferanten / Kontakts) aktivieren. Kontera wird dann zukünftige Belege (oder bereits im Konto vorhandene welche den Kriterien entsprechen) automatisch für dich verarbeiten.
Schritt 4: Buchungen exportieren
Du findest die verbuchten Belege / Buchungen nun unter "Export für Buchhaltung".
Hier warten nun 2 Belege im Export:
Die Kreditkarten Abrechnung selber, welche in Schritt 1 verbucht wurde
Ein dazugehöriger Beleg welcher in Schritt 3 verbucht wurde
Eine Übersicht über deine noch ausstehenden Transaktionen findest du unter "Kreditkarten Abrechnungen".