Die Integration "Mitarbeiterspesen" kann unter "Einstellungen -> Addons" in Kontera aktiviert werden.

Nach dem Aktivieren des Addons, erhälst du unter "Einstellungen" einen neuen Menupunkt namens "Mitarbeiter". Erfasse dort all deine Mitarbeiter für welche du Spesen auf ein entsprechendes Kontokorrent / Transferkonto buchen möchtest.

Beim Erfassen eines neuen Mitarbeiters benötigt Kontera deren Name, E-Mail Adresse sowie ihr zugeordnetes Transferkonto / Kontokorrent in der Buchhaltung. Im Falle von bexio, muss dies zwingend ein sogenanntes Kassenkonto sein.

Mittels der Checkbox "Via E-Mail als Privat bezahlt" kannst du festlegen, ob Belege welche von der hinterlegten E-Mail Adresse geschickt werden, automatisch dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden sollen.

Schickt der Mitarbeiter den Spesenbeleg nun an die Kontera Inbox von der angegebenen Adresse, wird der Beleg automatisch bereits als "Privatauslage Mitarbeiter" markiert.

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Der Beleg wird dann via dem hinterlegten Transferkonto bezahlt, womit die Buchhaltung den ausstehenden Betrag kennt.

Das Begleichen des offenen Betrages kann danach individuell von deiner Firma gehandhabt werden, beispielsweise via separater Bankzahlung oder als Lohnbestandteil.