Diese Funktion ist ab Kontera Gold oder Kontera Treuhand 300 verfügbar.
Wie aktiviere ich den Freigabeprozess?
Du kannst den Freigabeprozess unter "Einstellungen -> Addons" pro Mandant aktivieren.
Nach dem Aktivieren des Freigabeprozesses, wirst du folgende Änderungen in Kontera bemerken:
Neu findest du im Bereich "Belege" den Reiter "Freigabe". Dort finden sich alle Belege ein, welche eine Freigabe erfordern.
Wie fordere ich eine individuelle Freigabe für einen Beleg an?
Wenn du einen Beleg kontierst, erhälst du eine zusätzliche Option eine Freigabe anzufordern.
Du kannst dort individuell einen oder mehrere Benutzer wählen, welche diesen Beleg freigeben müssen. Nach einem Klick auf den gewünschten Benutzer siehst du, wer zur Freigabe nötig ist:
Du kannst jetzt den Beleg speichern.
Wie gebe ich einen Beleg frei?
Beleg welche eine Freigabe benötigen, findest du unter dem Reiter "Freigabe" in deinen Belegen.
Du kannst die entsprechenden Belege entweder:
Direkt auf der Übersicht freigeben oder ablehnen
Mit einem Klick auf den Beleg die Freigabe in der Detail-Ansicht vornehmen
Bei einer Freigabe in der Detailansicht hast du bei der Ablehnung zusätzlich die Möglichkeit, einen Ablehnungsgrund zu erfassen.
Abgelehnte Belege landen zurück im ToDo und müssen erneut bearbeitet werden. Freigegebene Belege wechseln in den Status "kontiert" und sind so bereit zur Synchronisierung in dein Buchhaltungssystem.
Wie erstelle ich eine Freigaberegel?
Unter "Einstellungen -> Freigaberegeln" kannst du neue Freigaberegeln erfassen. Du kannst dabei folgende Einstellungen vornehmen:
Welche Benutzer die Belege welche von dieser Regel betroffen sind, freigeben müssen.
Mit dem Zustimmungstyp kannst du entscheiden, ob alle gewählten Benutzer die Belege freigeben müssen, oder ob eine Einzelfreigabe reicht.
Wann die Regel zur Anwendung kommt.
Wenn du keine Einschränkungen angibst, müssen alle Belege von den gewählten Benutzern freigegeben werden.
Nach dem Speichern der Regeln tritt diese automatisch in Kraft, und wenn Belege kontiert werden wird Kontera prüfen ob eine Freigabe gemäss der hinterlegten notwendig ist oder nicht. Vor erfolgter Freigabe können Belege ansonsten nicht in dein Buchhaltungssystem synchronisiert werden.