In Kontera kannst du viele Transaktionen, die keinen physischen Beleg haben (z.B. Bankgebühren, PayPal-Umsätze, bestimmte Posten aus CAMT-Dateien), automatisch verbuchen.
Buchungsregeln für Transaktionen ohne Beleg
Kontera kann Buchungsregeln auf Transaktionen ohne Beleg anwenden, um diese für dich zu kontieren.
So erstellst du eine Buchungsregel direkt aus einer Transaktion:
Geh in die “Belege und Transaktionen”-Übersicht und wähle die Transaktion aus, für die du eine Regel erstellen möchtest.
Klicke auf das Pfeil-Symbol rechts neben der Transaktion.
Kontera öffnet ein Fenster, in dem die Transaktionsdaten bereits vorausgefüllt sind. Passe die Kriterien bei Bedarf an (z.B. Text, Betrag). Du kannst überprüfen, ob die Kriterien korrekt gewählt sind, wenn deine Transaktionen unter “Vorschau Transaktionen” erscheinen.
Unter “Buchungsanweisungen” kannst du bestimmen, wie diese Transaktionen verbucht werden:
Du kannst einen Kontakt für diese Transaktionen zuordnen, dies ist allerdings optional. Beachte dass Transaktionen ohne Kontakt in deinem Buchhaltungssystem eventuell anders als von dir gewohnt verbucht werden
"Konto" bestimmt dein gewünschtes Buchhaltungskonto auf welches die Position kontiert werden soll.
"Steuersatz" bestimmt den gewählten Steuersatz für die Position.
Unter “Zusätzliche Einstellungen” kannst du auch “Automatisiert kontieren” auswählen, wenn du möchtest, dass die Regel automatisch angewandt.
Klicke auf "Regel speichern".
Wenn du Transaktionen ohne physischen Beleg automatisieren möchtest, darf die “Beleg nötig”-Option NICHT ausgewählt werden.
Tipp: Du kannst Regeln auch über Einstellungen -> Buchungsregeln erstellen und verwalten. Das ist sinnvoll, um einen Überblick über alle Regeln zu behalten oder komplexere Regeln zu definieren. Die direkte Erstellung aus der Transaktion ist jedoch der schnellste Weg.
Der Verarbeitungsprozess in Kontera
Importiere deine Transaktionen in Kontera. Diese erscheinen dann im Tab “Belege und Transaktionen”:
Kontera versucht, passende Buchungsregeln zu finden.
Alle Transaktionen für welche eine Buchungsregel gefunden worden ist, kannst du mittels "Buchungsregeln anwenden" verbuchen. Hierzu kannst du alle Buchungen auswählen und dann über den “Buchungen…(x)”-Button auf “Buchungsregeln anwenden” gehen:
Oder du kannst bei einzelnen Transaktionen die Buchungsregel anwenden, indem du den grünen Haken drückst:Wechsel zu "Bereit zum Export" oder zum “Exportieren”. Wenn du bereit zum Export bist, dann folge unserem Guide “Kontera 210 - Buchungen exportieren”.
Achtung: Wenn mehrere Regeln auf eine Transaktion passen, nimmt Kontera keine automatische Zuweisung vor. Du musst dann manuell eingreifen oder deine Regeln präzisieren.
Eine Transaktion erscheint erst im Tab “Bereit zum Export", wenn die Buchungsregel angewendet wurde oder wenn manuell kontiert wurde.
Häufige Szenarien und Lösungen
PayPal-Gebühren, Bankgebühren werden nicht automatisch verbucht?
Erstelle präzise Buchungsregeln für diese Posten. Verwende zum Beispiel das Wort “enthält” anstatt “=”.
Was, wenn ein Beleg später eintrifft und die Buchung schon exportiert ist?
Wenn die Buchung bereits ohne Beleg in dein Buchhaltungssystem exportiert wurde, musst du den Beleg direkt in deinem Buchhaltungssystem manuell anhängen.
Warnung: Verarbeite den Beleg nicht erneut in Kontera, da sonst eine doppelte Buchung entsteht. Der Kontera-Prozess ist mit dem Export abgeschlossen.
Tipp: Erwartest du einen Beleg in der Zukunft, erstelle keine explizite Buchungsregel für die Transaktion, sondern verbuche Beleg und Transaktion wie gewohnt zusammen. Kontera wird sich deine gewählte Kontierung dann automatisch merken.